Veelgestelde vragen

Technisch gezien is dat geen probleem.
Maar de kans dat 1 of 2 telefonistes alleen voor u beschikbaar zijn op het moment dat er voor u gebeld wordt is erg klein. 
Ze kan immers in gesprek zijn, met vakantie, vrije dag hebben, even van haar plaats enz. 

Daarom adviseren wij altijd om uw telefoonverkeer door alle telefonistes (klein vast team) af te laten handelen. 
Zo leren zij uw bedrijf beter kennen en hierdoor zijn wij in staat om een stabiele kwaliteit te leveren. 
Onze kleinschalige opzet betaalt zich altijd terug.

Onze telefonistes hoeven geen andere werkzaamheden te doen naast het telefoon werk. 
Hierdoor ligt hun focus volledig bij uw instructies voor een correcte en professionele telefoonafhandeling.

Onze telefonistes werken vaak lang voor ons.
Dat is belangrijk voor u om te weten. 
Immers een nieuwe medewerkster zal toch ingewerkt moet worden en zal onze klanten en dus ook uw bedrijf niet na 1 x opnemen al goed kennen.

Dat is afhankelijk van wat u wenst maar normaal gesproken begroeten wij de beller met goedemorgen of goedemiddag
dan uw bedrijfsnaam en dan de eigen naam + achternaam van de desbetreffende telefoniste.

Dat is een beetje afhankelijk van uw wensen maar standaard noteren wij:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• Voor wie het gesprek bestemd is,
• Telefoon nummer en/of emailadres
• Uitgebreid gespreksverslag incl. de eventuele acties die wij hebben genomen.

Het spreekt voor zich dat wij ook andere zaken kunnen vragen.
Wij kunnen dat in een script verwerken zodat het niet vergeten kan worden.

Dat hangt er vanaf wanneer die afspraak is. 
Als dat over 1 week of later is dan ondernemen wij geen actie (tenzij u anders aangeeft). 
Is de afspraak binnen een week dan zoeken wij u op zodat u niet voor niets gaat of dat u een andere afspraak in kan plannen.
Wilt u niet dat wij u zoeken voor spoedtelefoon dan kunt u dat aan ons doorgeven. 

Meestal willen bellers wel gebeld worden als wij duidelijk aangeven wanneer u terug belt.
Maar als de beller (mogelijke nieuwe klant) zegt dat hij dan naar een ander gaat,
dan besluit onze telefoniste om het gesprek voor 1 x naar u door te verbinden.
Zo mist u nooit belangrijke gesprekken. 

Meestal stellen wij voor om eenmalig een instructie te geven die altijd geldt.
Bijvoorbeeld; de beller wordt binnen 1 uur gebeld of de beller wordt vandaag uiterlijk volgende werkdag gebeld.
In dat geval kunt u zelf bepalen wanneer u terug belt.
Wilt u geen vaste instructie geven dan kunt u onze antwoordservice dagelijks informeren via de instructieknop op onze site of per gewone mail.
Dit vereist wel enige discipline.

Graag want dit soort informatie is onmisbaar voor ons om uw telefoonverkeer correct te kunnen afhandelen.
Deze tijdelijke instructies kunt u doorgeven via de instructieknop op onze site of per mail.
Deze tijdelijke instructies vervangt dan gedurende, de door u aangegeven dag of periode, de instructie die wij altijd gebruiken.

Ja. Dit is geen probleem. 
Dit kan naar een doorkiesnummer maar het kan ook naar een mobiel nummer.

Ja, dat is geen probleem. 
Deze tijdelijke instructie kunt u doorgeven via de instructieknop op onze site of per mail.

Gelukkig zal dit minder voor gaan komen met de nieuwe wet per 1 juli 2021.
Mocht er toch nog verkooppraat komen dan handelen wij het zo af dat de beller niet meer terug zal bellen.
Tenzij u aangeeft dat u verkooppraat juist wel terug wil bellen. In dat geval wordt het afgehandeld als gewoon telefoonverkeer.

Per mail / per sms / per telefoon.

• Bedenk wat uw instructie is en stem hier het mailen op af. Het mailen kan zo vaak als u wilt. Dit stellen wij eenmalig in. 
• SMS wordt speciaal aangepast voor mobiele ontvangst. Kort en bondig. De uitgebreide versie van het bericht ziet u dan in de mail.
• Per telefoon. U mag ons bellen.

Tegenwoordig zijn er verschillende manieren om door te schakelen naar onze telefoonservice.
Het kan zijn dat u via Voip belt, dan kunt u dat online via uw provider regelen. 
Heeft u gewoon een enkelvoudige telefoonlijn dan verwijzen wij u graag door naar https://www.stipt.nl/hoe-werkt-het
Heeft u een fysieke telefooncentrale met meerdere lijnen dan zal de doorschakeling via uw uw centrale ingesteld moeten worden.

Wij mailen u een offerte met daarbij een vragenlijst.
Wij hebben even tijd nodig om al uw gegevens te verwerken in ons systeem
maar als u de vragenlijst invult en terugmailt dan kunnen wij u meestal binnen 1 à 2 uur aansluiten.
Als wij vragen en / of opmerkingen hebben dan zoeken wij u op.
Is alles verwerkt, dan ontvangt u van ons een bevestiging met daarin het nummer waar u naar door mag schakelen en ook de inloggegevens voor onze site. 

Omdat wij graag kwaliteit willen leveren kan het voorkomen dat wij een klantenstop in moeten stellen. 
Het zou jammer zijn als wij een klant weigeren en u 1 dag later opzegt.
Daarom is het voor ons belangrijk te weten wanneer u opzegt en hanteren wij een opzegtermijn van 2 maanden. 

Wij zijn er op werkdagen van 8.30-17.30

Na deze tijden is het mogelijk dat u een persoonlijk ingesproken voicemail box bij ons afneemt. 
Ieder ingesproken bericht wordt dan per mail in een wap bestandje naar u toegestuurd. 
U kunt dat overal uitluisteren.